Archive for 2019

Human Resource Planning pada suatu Perusahaan

Human Resource Planning di Suatu Perusahaan

A. Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM)

Perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM) dimaksudkan agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada dua hal penting menyangkut kondisi SDM Indonesia, yaitu:

Pertama adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja dan angkatan kerja.

Kedua, tingkat pendidikan angkatan kerja yang ada masih relatif rendah

B. Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain:

1. Lingkungan Eksternal

Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

Sedangkan perubahan-perubahan teknologi sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.

2. Keputusan-keputusan Organisasional

Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya manusia baru.

Begitu juga, reorganisasi atau perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di masa mendatang.

3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan

Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

C. Manfaat Perencanaan SDM

Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain:

Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan
Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.
Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.
Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).
Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan yang serba cepat
Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima (recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya manusia.
Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan. Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan

Berikut ini adalah perencanaan sumber daya manusia di perusahaan Semen Gresik.

Pabrik Semen Gresik

Mengantisipasi pertumbuhan dan pengembangan dunia usaha yang mulai agresif dibeberapa tahun terakhir ini, Perusahaan Semen Gresik telah menyusun Human Capital Master Plan (HCMP) yang merupakan framework pengembangan secara bertahap Human Capital Perusahaan dalam periode lima tahun ke depan (2009-2014), guna menjamin tercapaianya visi Perusahaan. Dalam Human Capital Master Plan tersebut, Perusahaan telah menetapkan kebijakan-kebijakan mendasar dalam pengelolaan dan pengembangan SDM. Seluruh kebijakan yang disusun menyangkut pengembangan Human Capital bermuara pada satu tujuan, Perusahaan memiliki dan mengembangkan Human Capital dengan talenta terbaik untuk menjamin tercapainya visi dan misi Perusahaan.

Human Capital Master Plan Perusahaan terdiri atas empat tahapan yang dilakukan secara berkelanjutan, yakni:

Tahap pertama, 2009 - 2010, setting human capital foundation, yakni penyusunan Human Capital Master Plan dan dimulainya transisi implementasi sistem dengan kegiatan penyelarasan sistem manajemen SDM dan optimalisasi framework aliran human capital di antara anggota group Perusahaan.

Tahap kedua, pelaksanaan Human Capital Master Plan, 2011 - 2012, growth & strengthening. Perusahaan melakukan penguatan human capital system dan percepatan peningkatan performance SDM secara berkesinambungan. Target tahap ini yaitu terjadinya akselerasi kemampuan dan kinerja SDM secara signifikan guna mendukung pencapaian tujuan Perusahaan.

Tahap ketiga, 2013, excellent performance. Pada tahapan ini seluruh Human Capital System telah mencapai kondisi yang optimal dan berada pada derajat aligment yang tinggi untuk menunjukkan high performance system and culture.

Tahap keempat, 2014 dan seterusnya, pengelolaan Human Capital Perusahaan yang sejajar dengan pengelolaan Human Capital Perusahaan kelas dunia. Pada tahap ini, pengelolaan Human Capital yang dilakukan perusahaan mampu membuat citra atau persepsi publik terhadap perusahaan berubah. perusahaan telah menjadi perusahaan kelas dunia dengan standar manajemen internasional, perusahaan pilihan dalam bisnis persemenan dan perusahaan pilihan para talenta terbaik yang berminat terjun di bidang persemenan.

satu fokus Human Capital Master Plan yaitu pelaksanaan program leadership development dengan tujuan menghasilkan pemimpin yang memiliki kapabilitas kepemimpinan yang mumpuni, baik dari aspek teknis, kepemimpinan, maupun business acumen di semua jenjang baik struktural maupun dan fungsional organisasi. Perusahaan juga melakukan penguatan budaya perusahaan yang didasarkan pada performance based culture.

Jadi dapat disimpulkan bahwa management Semen Gresik menerapkan Human Resource Planning melalui program Human Capital Master Plan. Program ini dijalankan dalam periode 5 tahun, yaitu antara tahun 2009-2014. Dalam kurun waktu tersebut perusahaan melakukan penguatan human capital system dan percepatan peningkatan performance SDM secara berkesinambungan melalui training and development, knowledge management dan manajemen kinerja. Tujuan dari program Human Capital Master ini adalah pengelolaan Human Capital Perusahaan yang sejajar dengan pengelolaan Human Capital Perusahaan kelas dunia, menjadi perusahaan kelas dunia dengan standar manajemen internasional, perusahaan pilihan dalam bisnis persemenan dan perusahaan pilihan para talenta terbaik yang berminat terjun di bidang persemenan.

Sumber :

http://bocahfinance.blogspot.com/2016/11/5.html?view=classic&m=1

http://supervanblog.blogspot.com/2012/04/human-resource-planning-di-semen-gresik.html?m=1

0 Comments

Penjelasan mengenai JOB ANALYSIS, HUMAN RESOURCES PLANNING, JOB DESCRIPTION DAN JOB SPECIFICATION

SUMBER DAYA MANUSIA

1. JOB ANALYSIS (ANALISIS PEKERJAAN)

A. PENGERTIAN

Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan/sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu. Menurut para ahli analisis pekerjaan adalah :

Analisis pekerjaan dapat diartikan sebagai suatu aktivitas untuk mengkaji, mempelajari, mengumpulkan, mencatat, dan menganalisis ruang lingkup suatu pekerjaan secara sistematis dan sistemik (Sastrohadiwiryo, 2002:127).

Analisis jabatan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia. Menurut Flippo (1994), “Analisis jabatan adalah proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanyaa ada dua kegiatan utama dalam analisis jabatan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

B. TUJUAN ANALISIS JABATAN

Analisis pekerjaan dipakai untuk berbagai tujuan, baik sektor publik maupun sektor swasta. Berikut ini tujuan dari analisis pekerjaan :

· Job description, yang berisi informasi pengeidentifikasian pekerjaan, riwayat pekerjaan, kewajiban-kewajiban pekerjaan, dan pertanggungjawaban, spesifikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar- standar pekerjaan.

· Job classification,penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok-kelompok, atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistematika tertentu. Rencana sistematika tradisional biasanya didasarkan pada garis kewenangan organisasi, isi tugas/pekerjaan yang didasrkan pada teknologi, dan tugas/pekerjaan ini pada gilirannya didasarkan pada perilaku manusia.

· Job evaluation,suatu prosedur pengklasifikasian pekerjaan berdasarkan kegunaan masing-masing di dalam organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.

· Job desing instructuring,meliputi usaha-usaha untuk mengalokasi dan merestrukturalisasikan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok.

· Personal requirement/spesifications,berupa penyusunan persyaratan-persyaratan atau spesifikasi-spesifikasi tertentu bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan(knowledge), ketrampilan(skills), ketangkasan(aptitudes), sifat-sifat dan ciri-ciri(attributes and traits) yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan suatu pekerjaan.

· Performance appraisal,tujuan penting daripada penilaian performansi ini adalah dengan maksud untuk mempengaruhi dari para pekerja melalui keputusan-keputusan administrasi, seperti promosi, pemberhentian sementara (lay off), pemindahan(transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada para pekerja tentang kemampuan-kemampuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaannya masing-masing.

· Worker training,untuk tujuan-tujuan pelatihan.

· Worker mobility, ,untuk tujuan mobilitas pekerja(karir), yaitu dinamika masuk-keluarnya seseorang dalam posisi-posisi, pekerjaan-pekerjaan, dan okupasi-okupasi tertentu.

· Efficiency,ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan referensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedu-prosedur kerja, susunan kerja dan standar-standar kerja.

· Safety,sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi lingkungan.

· Human resource planning,ini meliputi kegiatan-kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan organisasi tersebut memiliki dan akan terus memiliki jumlah dan macam orang pada tempat yang tepat, waktu yang tepat, dll.

· Legal/quasi legal requirements,aturan-aturan dan ketentuan-ketentuan lainnya yang berkaitan dengan organisasi.

C. MANFAAT ANALISIS PEKERJAAN

· Analisis pekerjaan mempunyai manfaat dalam suatu pengorganisasian, antara lain :

· Analisis susunan kepegawaian (Informasi pekerjaan)

· Desain Organisasi (menganalisis elemen, menyusun posisi organisasi)

· Redesain pekerjaan (untuk meningkatkan metode pekerja, mengurangi kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja)

D. TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN

Dalam analisis pekerjaan terdapat dua langkah utama yang harus dilakukan, yaitu

(1) penentuan tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku atau kewajiban-kewajibanyang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.

(2) penetapan pengetahuan (knowledge), kemampuan-kemampuan (abilities), kecakapan-kecakapan (skills), dan beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan atau karakteristik fisik dan mental yang di perlukan bagi pekerjaan) yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.

E. JENIS ANALISIS PEKERJAAN

a. Analisis Pekerjaan Tradisional (Traditional Job Analysis)

Model tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, antara lain tanggung jawab yang merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan harus bertanggung jawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pelaksanaan, skewajiban-kewajiban umum dari seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan, kualifikasi-kualifikasi minimal yang diterima sebagai kelayakan.

b. Analisis Pekerjaan yang beroreientasi hasil (Ersult-oriented Jobs Description atau RODs)

Analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil ini merupakan suatu kehidupan kecil di dalam program-oriented budget yang bermanfaat bagi produktivitas.

F. METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

METODE ANALISIS JABATAN

· Kuestioner

· Observasi

· Wawancara

· Catatan kerja(logbook)

· Kombinasi

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.

· Metode Observasi

Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

· Metode Wawancara

Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan.

· Metode Angket

Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.

2. HUMAN RESOURCE PLANNING (PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA)

A. PENGERTIAN

Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi yang dilakukan organisasi terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, sehingga organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna mencapai tujuannya. Selain itu, pentingnya diadakan perencanaan sumber daya manusia ialah organisasi akan memiliki gambaran yang jelas akan masa depan, serta mampu mengantisipasi kekurangan kualitas tenaga kerja yang diperlukan.

Berikut dibawah ini adalah beberapa definisi dan pengertian SDM menuru para ahli :

· Pengertian Perencanaan SDM menurut Andrew E. Sikula (1981:145), Perencanaan sumber daya manusia adalah proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

· Pengertian Perencanaan SDM menurut Robert L. Mathis Dan Jhon H. Jacson (2001), Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi tersedianya dan kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuan.

· Pengertian Perencanaan SDM menurut William B. Werther dan Keith Davis, Perencanaan SDM adalah perencanaan yang yang sistematis untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan(supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya sehingga departmen SDM dapat merencanakan pelaksaan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktifitas lain dengan baik.

· Pengertian Perencanaan SDM menurut Mondy & Noe (1995), Perencanan SDM adalah proses yang secara sistematis mengkaji keadaan sumber daya manusia untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat, akan tersedia pada saat mereka dibutuhkan”.

B. SYARAT

Terdapat beberapa syarat untuk membuat sebuah perencanaan SDM yang baik, yakni:[1]

a. Harus mengetahui secara jelas masalah yang direncanakannya.

b. Harus mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM dalam organisasi tersebut secara lengkap.

c. Mempunyai pengalaman luas tentang analisis pekerjaan (job analysis), kondisi organisasi, dan persediaan SDM.

d. Harus mampu membaca situasi SDM saat ini dan masa mendatang.

e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.

f. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan pemerintah, khususnya yang menyangkut tenaga kerja.

C. TAHAPAN PERENCANAAN SDM

Seperti yang disebutkan sebelumnya bahwa Perencanaan SDM adalah sebuah proses atau aktivitas yang membantu perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang tepat pada pekerjaan yang tepat dalam waktu dan jumlah yang tepat juga. Oleh karena itu, diperlukan tahapan yang sistematis untuk mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah tahapan-tahapan yang harus dilalui oleh manajemen perusahaan (dalam hal ini adalah manajer SDM) pada proses Perencanaan Sumber Daya Manusia atau Human Resource Planning ini.

1. Menganalisis Tujuan Organisasi

Tahap Pertama dalam Perencanaan SDM adalah menganalisis tujuan yang ingin dicapai oleh organisasinya. Tujuan organisasi disini dapat diurai menjadi tujuan yang lebih focus pada tujuan yang ingin dicapai oleh unit kerja atau bagian tertentu seperti bagian produksi, bagian pemasaran ataupun bagian keuangan. Tujuan-tujuan tersebut kemudian ditetapkan sebagai tujuan fungsional atau tujuan departemen. Pemisahan tujuan dan rencana keseluruhan ini menyediakan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap departemen dan kegiatan. Dengan mengetahuinya tujuan dan arah organisasi ini, akan memberikan ide ataupun gambaran tentang pekerjaan apa yang harus dilakukan dalam organisasi.

Apabila tujuan organisasi adalah pertumbuhan dan perluasan yang cepat, maka dibutuhkan lebih banyak tenaga kerja di semua kegiatan fungsional dan departemen untuk memenuhi tantangan peningkatan pangsa pasar, keuangan, ukuran aset, pasar baru, inventaris dan riset produk baru. Strategi pertumbuhan baru organisasi membutuhkan sejumlah besar tenaga kerja terampil. Departemen Sumber Daya Manusia perlu melakukan rekrutmen dan pelatihan cepat untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia organisasi.

2. Melakukan Inventarisasi Sumber Daya Manusia Saat Ini

Setelah mengetahui Pekerjaan yang tersedia melalui analisis tujuan organisasi, tahap selanjutnya adalah mengetahui informasi-informasi tentang sumber daya manusia yang tersedia saat ini. Mulai dari jumlah tenaga kerja, kapasitas dan kemampuan, latar belakang pendidikan, kinerja hingga potensi-potensi mereka. Inventarisasi SDM ini tidak hanya pada SDM yang ada pada internal organisasi saja (sumber internal) tetapi juga harus mempertimbangkan SDM yang berasal dari sumber eksternal seperti kandidat-kandidat yang dapat direkrut sebagai karyawan dan juga kandidat dari agen penyedia tenaga kerja.

3. Perkiraan Permintaan dan Pasokan Sumber Daya Manusia

Setelah memiliki inventaris sumber daya manusia yang lengkap, tahap selanjutnya adalah memperkirakan tenaga kerja yang diperlukan untuk masa yang akan datang. Organisasi atau perusahaan akan mempertimbangkan apakah perlu adanya penambahan tenaga kerja, apakah perlu meningkatkan produktivitas dan kemampuan karyawan saat ini melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan baru dan apakah ada kandidat-kandidat yang berpotensi untuk direkrut menjadi karyawan untuk mengisi pekerjaan-pekerjaan tersebut.

4. Memperkirakan Kesenjangan Sumber Daya Manusia

Perbandingan antara Permintaan dan Pasokan Sumber Daya Manusia ini akan menghasilkan “kelebihan” atau “kekurangan” terhadap SDM yang diperlukan. Apabila terjadi kekurangan SDM, maka yang harus dilakukan adalah melakukan pengrekrutan karyawan baru atau melakukan peningkatan produktivitas dan kinerja dengan menggunakan karyawan yang tersedia pada saat ini. Namun apabila terjadi kelebihan SDM, maka organisasi atau perusahaan harus melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK terhadap karyawannya.

5. Merumuskan Rencana Tindakan Sumber Daya Manusia

Rencana tindakan SDM ini tergantung pada hasil perkiraan kesenjangan SDM yaitu kelebihan ataupun kekurangan dalam organisasi. Apakah diperlukan perekrutan baru, pelatihan, mutasi atau transfer antar departemen atau bahkan pemutusan hubungan kerja (PHK).

6. Pemantauan, Pengendalian dan Umpan Balik

Setelah menerapkan rencana tindakan SDM, inventaris atau persediaan SDM harus diperbaharui selama periode tertentu. Rencana aksi ini harus dipantau dan mengidentifikasikan kelemahan-kelemahannya untuk diambil tindakan selanjutnya. Perbandingan antara Rencana SDM dengan penerapan aktual harus dilakukan untuk memastikan tindakannya sesuai dengan ketersediaan jumlah karyawan yang diperlukan untuk berbagai pekerjaan pada organisasi yang bersangkutan.

3. JOB DESCRIPTION (DESKRIPSI PEKERJAAN)

A. PENGERTIAN

Job Description atau gambaran tugas atau bisa juga disebut uraian tentang jabatan merupakan informasi tertulis yang berisi tentang tujuan dari dibentuknya suatu tugas/jabatan, informasi atau uraian tentang apa yang seharusnya dilakukan sebagai pemegang tugas/jabatan, bagaimana pekerjaan itu seharusnya dilakukan, apa dan mengapa perkerjaan tersebut harus dilakukan, kemudian bagaimana hubungan yang harus dibangun antara satu posisi dengan posisi lainnya dalam ruang lingkup suatu pekerjaan, semua itu dilakukan semata-mata hanya ingin mencapai tujuan dalam suatu unit/bagian kerja secara luas.

“Rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh tentang tugas/kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan” (Siswanto,2002).

Informasi pekerjaan merupakan catatan yang tersusun atau sistematis tentang kewajiban atau tugas dan tanggung jawab dalam suatu jabatan tertentu, yang ditulis dengan berdasarkan fakta yang ada. Penyusunan informasi pekerjaan atau gambaran tugas pekerja ialah sangat penting, terutama sebagai cara untuk menghindarkan adanya perbedaan pengertian, kemudian menghindari adanya pekerjaan rangkap, serta sebagai cara untuk mengetahui batas-batas kewajiban atau tanggung jawab dan wewenang terhadap setiap jabatan.

Dalam setiap organisasi job description memiliki fungsi atau tugas yang berbeda-beda. Job description masing-masing di tentukan berdasarkan pada jabatan. Berikut adalah pembagian fungsi atau tugas dari job description :

1.Atasan
Informasi atau gambaran pekerjaan yang digunakan sebagai cara untuk mengoptimalkan kewajiban dan tanggung jawab kepada bawahan.

2.Pimpinan Organisasi
Informasi atau gambaran pekerjaan sebagai cara untuk dapat memimpin dan memberi motivasi-motivasi sehingga pemegang jabatan dapat menghasilkan kinerja yang optimal.

3. Pemegang jabatan
Informasi atau gambaran pekerjaan sebagai panduan atau petunjuk dan pedoman untuk bekerja serta dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan dan yang diharapkan dari organisasi.

4. Perekrut
Informasi atau gambaran pekerjaan digunakan sebagai cara untuk dapat mengetahui kandidat atau calon pekerja yang tepat dan cocok yang sesuai dengan kebutuhan jabatan. Dengan cara memahami informasi atau gambaran pekerjaan dari seorang perekrut sebagai cara untuk dapat memahami apatu itu tuntunan jabatan yang paling diperlukan, agar lebih mudah menilai dan mencari jenis orang yang sesuai dan dapat memegang jabatan tersebut.

5. Trainer
Informasi atau gambaran pekerjaan yang digunakan sebagai cara untuk mengetahui apa itu kebutuhan pelatihan terhadap pemegang jabatan dan sebagai cara untuk menentukan pelatihan jenis apa yang tepat dan dapat membantu pemegang jabatan, sehingga pemegang jabatan lebih baik dalam melakukan fungsi atau tugas-tugasnya.

6. Perencanaan Karir (Succession Planner)
Informasi atau gambaran pekerjaan yang digunakan sebagai cara untuk menentukan seorang kandidat yang sesuai dengan peran dan tugasnya, bertanggung jawab dan sesuai dengan kebutuhan organisasi serta dapat menata jabatan-jabatan yang ada, sehingga setiap pemegang jabatan dapat memiliki arah yang jelas.

7. Perencanaan dan pengembangan organisasi (Organization Development, and Planner)
Informasi atau gambaran pekerjaan yang berfungsi sebagai cara untuk membuat perencanaan pengembangan organisas. Hal ini sangat membutuhkan pemahaman mengenai apa itu jabatan dan apa itu jenis peran atau tanggung jawab yang paling diperlukan sebagai cara untuk dapat menyusun perencanaan pengembangan organisasi dengan baik, serta sebagai cara untuk dapat menghadapi tantangan baik dari segi eksternal maupun internal.

8. Job Evaluator
Informasi atau gambaran pekerjaan yang berfungsi sebagai cara untuk dapat memberikan bobot jabatan dan sebagai cara untuk membandingkan jabatan satu dengan jabatan lain didalam organisasi.

Contoh Job description: Marketing

1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

2) Identitas Jabatan

· Nama jabatan : Sales Jasa

· Atasan langsung : Supervisor Jasa

· Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

· Departemen / bidang : Marketing

3) Tugas dan tanggung jawab utama:

· Mencari pelanggan (customer) baru

· Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada

· Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya

· Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati

4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

5) Hubungan kerja:

· Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%

· Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang

4. JOB SPECIFICATION (SPESIFIKASI PEKERJAAN)

A. PENGERTIAN

Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Menurut para ahli job specification sebagai berikut :

“Job specification adalah bagian dari job description atau dokumen tersendiri yang berisi informasi tentang syarat kualifikasi seorang pekerja yang dibutuhkan untuk menjalankan sebuah pekerjaan dengan efektif (Dessler, 2013).”

“Job specification adalah pernyataan kualifikasi wajib yang dapat diterima untuk melaksanakan pekerjaan dengan sukses. Berdasarkan informasi yang didapatkan dari job analysis, job specification memuat beberapa aspek, seperti pengetahuan, ketrampilan, pendidikan, pengalaman, sertifikasi, dan kemampuan (DeCenzo, 2010).”

“Job specification merupakan sebuah ukuran standar yang harus dipenuhi oleh seorang pekerja untuk melakukan pekerjaan yang bersangkutan, sebagai contoh bagian pemrograman mempunyai standar pada job specification menguasai bahasa pemrograman, berarti standar untuk sorang pekerja yang akan 15 dipekerjaakan dibagian pemrograman minimal harus menguasai bahasa pemrograman (Gomez-Mejia et al, 2013).”

Contoh job spesifikasi: Marketing

1) Identitas Jabatan:

· Nama jabatan : Sales Jasa

· Atasan langsung : Supervisor Jasa

· Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang

· Departemen / bidang : Marketing

2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:

· Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3

· Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun

· Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):

· Inisiatif